УТВЕРЖДЕНО

Приказом председателя Заводского районного суда г.Саратова № 8 -од от 03.04.2025

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке ознакомления с материалами дела и выдачи документов из материалов судебных дел в Заводском районном суде г.Саратова

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 г. №36, Инструкций о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 г. №56.

1.2. Порядок регулирует вопросы делопроизводства в суде и регламентирует процедуру реализации установленного процессуальным законодательством права лиц, участвующих в деле, на получение судебных документов и ознакомление с материалами дел

2. Основные термины

2.1. Для целей настоящего Порядка применяемые термины означают:

Использование архивных документов – применение информации, содержащейся в архивном фонде суда, для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Доступ к архивным документам – предусмотренные действующими требованиями в сфере архивного делопроизводства условия использования судебных дел, находящихся на архивном хранении.

Подлинный документ - первый по времени экземпляр документа на бумажном носителе, обеспечивающий судопроизводство по делу в соответствии с действующими нормами, имеющий необходимые реквизиты и приобщенный к материалам дела.

Копия документа - более поздняя по времени и полностью воспроизводящая информацию подлинного документа и все его признаки, не имеющая юридической силы.

Надлежащими образом заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты и осуществляют установленные требованиями судебного делопроизводства действия, придающие ей юридическую силу. Если в подлинник заверяемого документа были внесены изменения, то в изготавливаемой копии указываются основания изменений, дата, время их внесения, должность и подпись должностного лица, внесшего сведения об изменении, и ее расшифровка.

Процессуальные документы, необходимые для дальнейшего судебного обжалования – судебные постановления по гражданским и административным делам в форме судебных приказов, решений суда, определений суда, постановлений президиумов суда надзорной инстанции, определений и постановлений, в том числе в форме приговора, по уголовным делам, а также определений, постановлений, решений по жалобам на постановления по делам об административных правонарушениях и постановления судов надзорных инстанций в административном судопроизводстве.

3. Порядок подачи заявлений в суд о выдаче документов из судебных дел

3.1. Выдача подлинных документов (за исключением процессуальных документов), копий судебных постановлений, производится по заявлению лиц, которым право на получение таких документов предоставлено процессуальным законодательством, иным лицам, чьи права и законные интересы затронуты судебными постановлениями, а также руководителям органов, которым такое право предоставлено в силу закона.

Судебные дела (иные материалы) выдаются для ознакомления на основании письменного заявления лицам, которым такое право предоставлено процессуальным законодательством.

3.2. В заявлении указывается фамилия, имя, отчество заявителя, место жительства, иные контактные даны (номер телефона и т.п.); процессуальный статус по делу (осужденный, потерпевший, истец, ответчик и т.д.); наименование запрашиваемого документа или судебного дела (иного материала), дата написания заявления и подпись заявителя.

3.3. Заявление подается лично заявителем либо представителем, имеющим надлежащие полномочия, оформленные в соответствии с законодательством Российской федерации, на имя судьи, председательствующего по делу, или на имя председателя (заместителя председателя) суда в общественную приемную Заводского районного суда г.Саратова, где регистрируется согласно Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде. Такое заявление может быть направлено указанными лицами по почте.

4. Порядок выдачи документов из судебных дел и ознакомления с материалами дела

4.1. После регистрации заявления в отделе обеспечения судопроизводства оно, не позднее следующего рабочего дня, передается на рассмотрение судьи, председательствующего по делу, председателю суда или лицу, его замещающему.

4.2. Выдача копий из судебного дела, находящегося в производстве суда производится на основании резолюции председательствующего по делу. Выдача копий документов из судебных дел, находящихся на архивном хранении производится на основании резолюции председателя (заместителя председателя) суда или лица, его замещающего. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

4.3. Запрашиваемые документы изготавливаются работниками аппарата суда, обеспечивающими деятельность архива или иными работниками по поручению судьи или председателя суда.

4.4. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками уголовного, гражданского судопроизводства и участниками производства по делам об административных правонарушениях, а также письменные справки по делам выдаются уполномоченными работниками отдела делопроизводства (приемной) или архива суда на основании их письменного заявления; а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия - на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью суда.

4.5. При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения, Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело. Такие же сведения указываются в справочном листе.

4.6. Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии, подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

4.7. Письменные доказательства из дела с разрешения судьи, председательствующего по делу, а при его отсутствии - председателя суда (его заместителя) могут быть возвращены представившим их лицам и до вступления решения суда в законную силу.

4.8. Срок исполнения запросов о выдаче подлинных документов, копий документов из судебных дел, находящихся в производстве суда составляет 10 дней со дня регистрации обращения.

Выдача судебных документов из архива суда осуществляется в сроки и порядке, установленном положением об архиве суда.

4.9. Срок предоставления дела для ознакомления не должен превышать пяти рабочих дней с момента поступления заявления в суд.

4.10. Если обращение о выдаче документов или выдачи материалов судебного дела для ознакомлении не связаны судебными делами (иными материалами) находящимся в производстве Заводского районного суда г.Саратова или его архивном хранении, такое обращение подлежит направлению в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий судебный орган, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006г. №59-ФЗ
«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

4.11. Копии решения (приговора, решения, определения, постановления) суда по делам выдаются (направляются) в случаях, предусмотренных процессуальным законодательством.

С приговора, решения, определения или постановления, вынесенного по делу, снимаются копии, которые удостоверяются подписями судьи и секретаря суда либо иного уполномоченного работника аппарата суда с приложением гербовой печати суда.

Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется уполномоченными работниками аппарата суда. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп «КОПИЯ».

Выдаваемые судом копии судебных актов (приговор, решение, определение, постановление) должны быть заверены подписями председательствующего судьи, либо председателя суда и секретаря суда, либо иного уполномоченного работника аппарата суда, а также гербовой печатью суда. В случаях когда судебные акты (приговор, решение, определение, постановление) изложены на нескольких листах, листы копии судебного акта должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены гербовой печатью суда. В случае если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления) делается об этом отметка. На копии судебного акта также делается отметка о дате вступления его в законную силу, также указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находится дело.

Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются уполномоченным работником аппарата суда в день поступления заявления, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты.

Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.

Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в справочном листе.

Копии судебных актов, вступивших в законную силу, могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения председательствующего судьи или председателя суда (в случае отсутствия - заместителя председателя суда) по письменному заявлению, в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.

4.12. Направление (вручение) подсудимому, осужденному (оправданному) копий документов из уголовного дела, производится в случаях, установленных уголовно-процессуальным законодательством, в целях реализации конституционного права на доступ к правосудию.

Обязанность выдачи судом копий других документов из материалов уголовного дела, в том числе материалов досудебного характера, промежуточных судебных актов, протоколов судебных заседаний, законом не предусмотрена.

4.13. Подлинники процессуальных документов из дел не выдаются.

4.14. День и время для выдачи документов из материалов дела назначается работником аппарата суда, о чем сообщается лицу, заявившему такое ходатайство.

4.15. Судебные дела (иные материалы) выдаются при предъявлении следующих документов:

а) обвиняемыми, подсудимыми, осужденными, оправданными, лицами, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, потерпевшими, сторонами по делу, третьими лицами, законными представителями по уголовным, гражданским делам и делам об административных правонарушениях, заявителями и другими заинтересованными лицами по делам особого производства и по делам, возникающим из публичных правоотношений, гражданскими истцами, ответчиками по уголовным делам - документа, удостоверяющего личность, а их представителями, защитниками - также доверенности, оформленной в соответствии с требованиями законодательства;

б) адвокатами, выступающими по уголовным, гражданским делам и делам по административным правонарушениям, - ордера юридической консультации соответствующего адвокатского образования и удостоверения личности и (или) удостоверения адвоката;

в) другими заинтересованными лицами, выступающими по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях, - документов, удостоверяющих личность и полномочия;

г) прокурорами - служебного удостоверения;

д) иными должностными лицами при наличии законного основания - мотивированного письменного запроса;

е) реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - наследникам, близким родственникам, родственникам, иждивенцам в соответствии со статьями133, 134 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации (далее – УПК РФ), статьей11 Закона Российской Федерации от 18.10.1991 N1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий» - документа, удостоверяющего личность и (или) полномочия, а также подтверждающего соответствующее родство (факт нахождения на иждивении).

4.16. Ознакомление с судебными делами, находящимися в производстве судьи, осуществляется в рабочие дни в общественной приемной или ином помещении секретарем судебного заседания (помощником судьи) и в его присутствии с соблюдением условий, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу.

4.17. Ознакомление с судебными делами, оконченными производством и находящимися в отделе по обеспечению судопроизводства или в архиве суда, осуществляется в рабочие дни в общественной приемной или ином помещении работником канцелярии суда и в его присутствии с соблюдением условий, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу.

4.18. Ознакомление с уголовными делами обвиняемых, содержащихся под стражей, осуществляется секретарем судебного заседания (помощником судьи) в зале судебного заседания и в его присутствии с соблюдением условий, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу.

4.19. День и время для ознакомления с материалами дела назначается работником аппарата суда, о чем сообщается лицу, заявившему такое ходатайство.

4.20. После ознакомления с судебным делом (иными материалами) уполномоченный работник аппарата суда в присутствии лица, которое ознакомилось с судебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении о том, что дело возвращено. В случае если после возращения дела уполномоченным работником аппарата суда выявлено изъятие, повреждение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда (заместителю председателя суда).

4.21. Об ознакомлении с делом делается отметка в справочном листе или на поданном заявлении.

4.22. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения председателя суда или его заместителя судебные дела направляются им в трехдневный срок заказной почтой или с рассыльным.

Назначенный работник суда обязан контролировать возврат дел и не реже одного раза в месяц докладывать председателю суда.

До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.

В учетно-статистической карточке отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено в суд.

4.23. Учет выдачи и высылки дел, находящихся в архиве суда, производится в соответствии с действующими правилами по ведению архива.

5. Порядок использования собственных технических средств в целях самостоятельного изготовления запрашиваемых ими копий материалов дел

5.1. Использование собственных технических средств при изготовлении копий материалов дела допускается с разрешения председательствующего по делу; в отношении судебных дел, находящихся на архивном хранении - на основании резолюции председателя (заместителя председателя) суда или лица, его замещающего, при условии соблюдения порядка выдачи судебных дел лицам, имеющим соответствующие процессуальные полномочия.

5.2. Копирование документов с помощью собственных технических средств заявителя из судебных дел осуществляется в присутствии работника суда.

5.3. Использование заявителем собственных техническим средств не должно создавать препятствие работы суда, а также несение судом в связи с их использованием дополнительных необоснованных материальных затрат.

6. Исполнение повторных обращений граждан о предоставлении копий документов.Количество предоставляемых экземпляров документов

6.1. Все поступающие запросы о выдаче копии судебных документов, находящихся на архивном хранении, должны надлежащим образом учитываться в соответствии с нормами действующих Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов обшей юрисдикции документов, их комплектования, учёта и использования.

Председателю суда, по его запросу, должна быть предоставлена полная информация о датах выдачи и объёмах изготовленных копий судебных документов по поступавшим ранее запросам.

6.2. Законом не установлены ограничения по количеству выдаваемых судом копий судебных, актов, которые необходимы осуждённому для реализации его конституционного права па обжалование данных судебных актов.

В общем порядке, по запросу одновременно предоставляется не более одного экземпляра копий судебных документов, необходимых в качестве обязательных приложении для направления заявлений (жалоб) в вышестоящие судебные инстанции.

6.3. В каждом конкретном случае необходимо соблюдать баланс между указанным правом заявителя на повторное получение итогового судебного акта (учитывая количество надзорных инстанций, возможность проверки применённых судом норм Конституционным Судом Российской Федерации, право осужденного на подачу жалобы в Европейский Суд по правам человека и т.п.) и объём необходимых для указанных обращений документов.

6.4. Недопустимо злоупотребление правом, в результате которого судом может быть понесено дополнительные необоснованные расходы на изготовление копий документов из материалов судебных дел, находящихся на архивном хранении.